Introduction

Le SaaS s’impose aujourd’hui comme un modèle incontournable dans le paysage technologique des entreprises. Facilité de déploiement, accessibilité à distance, mises à jour automatiques… Les promesses sont nombreuses. 

Pourtant, derrière cet engouement généralisé, il est essentiel de garder une vision pragmatique : le SaaS n’est pas une solution miracle universelle. De nombreuses organisations, en particulier celles disposant d’infrastructures IT robustes ou soumises à des exigences métiers spécifiques (sécurité, performance, conformité), peuvent légitimement s’interroger sur la pertinence d’un tel changement.

Cet article a pour objectif de répondre de manière claire et honnête aux questions que se posent les décideurs sur l’intérêt réel de migrer vers une solution de gestion documentaire en mode SaaS. Il ne s’agit pas de suivre une tendance, mais de comprendre dans quelles conditions ce modèle apporte une véritable valeur ajoutée.

Chez GOQOU, nous sommes convaincus que chaque entreprise doit aborder cette transition à son rythme, selon ses enjeux, ses contraintes et sa maturité numérique. Nous proposons un accompagnement personnalisé, fondé sur une analyse fine de votre contexte, afin de construire une migration vers le SaaS documentaire qui soit à la fois stratégique, sécurisée et durable.

 

1. Pourquoi les outils de gestion documentaire sont-ils d’excellents candidats pour passer en SaaS ? 

 

1.1. Rappel des enjeux à chaque étape du cycle de vie du document :

Avant d’aborder la mise en SaaS, il est utile de rappeler les différentes étapes qui composent la gestion documentaire :

La Capture

La diversité des canaux et des formats de documents entrants complexifie souvent la phase de capture : courrier papier, courriels, documents scannés ou encore formulaires en ligne via des portails. Cette multiplicité génère un risque accru de perte d’information, de doublons, et surtout une difficulté à centraliser les contenus dès leur création. 

La Direction Générale cherche ici à rationaliser les processus pour réduire les coûts et améliorer la réactivité des équipes. Pour la DSI, l’enjeu consiste à mettre en place une infrastructure qui puisse uniformiser ces flux documentaires et les intégrer de manière fluide aux systèmes d’information existants. Quant aux utilisateurs métiers, ils expriment un besoin fort de simplicité : un point d’entrée unique, rapide, et intuitif pour déposer ou récupérer les documents sans rupture dans leur quotidien opérationnel.

 

Le Traitement

Une fois les documents capturés, ils doivent être traités pour en extraire les données clés. Cette étape repose sur des technologies comme l’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) ou la LAD/RAD (Lecture Automatique de Documents). Toutefois, la qualité des documents en entrée peut grandement impacter la fiabilité du traitement, ce qui oblige parfois à un contrôle manuel fastidieux. Cela ralentit les processus et introduit un risque d’erreur. 

La Direction Générale attend de cette étape une automatisation plus poussée pour réduire les délais de traitement et améliorer la rentabilité. Du côté de la DSI, le besoin porte sur des solutions robustes, capables de gérer une grande variété de documents avec précision. Le tout doit être compatibles avec les autres outils métiers. Les utilisateurs métiers, eux, cherchent surtout à disposer d’une donnée fiable et exploitable immédiatement. Ils ne veulent pas avoir à revérifier systématiquement l’exactitude des informations extraites.

 

La Gestion

La gestion documentaire, une fois les données capturées et traitées, repose sur des outils comme les workflows et la Gestion Électronique des Documents. À ce stade, les problématiques sont liées à la fluidité des circuits de validation, à la visibilité sur l’état d’avancement des dossiers, et à la capacité de personnalisation des processus. Les workflows trop rigides peuvent ralentir les opérations. Également, une GED mal conçue peut devenir un obstacle au lieu d’un accélérateur. 

La Direction Générale souhaite, à cette étape, disposer d’indicateurs clairs pour piloter l’activité, assurer la conformité et garantir l’efficacité organisationnelle. La DSI garantie l’interopérabilité, la sécurité des données, et la capacité du système à évoluer. Les utilisateurs métiers, quant à eux, réclament des processus souples, faciles à adapter à leurs réalités terrain, avec des systèmes qui les accompagnent au lieu de les contraindre.

 

La Consultation

La consultation des documents constitue une étape critique, souvent sous-estimée. Il ne suffit pas de stocker des documents : encore faut-il y accéder rapidement et facilement. Les utilisateurs rencontrent souvent des interfaces peu ergonomiques, des restrictions d’accès complexes ou des recherches fastidieuses en l’absence d’un moteur performant. En contexte de télétravail ou de mobilité, ces contraintes s’amplifient. 

La Direction Générale attend une fluidité d’accès qui favorise la productivité, sans compromettre la sécurité. La DSI, elle, doit mettre en œuvre des systèmes de gestion des droits d’accès précis, auditables, et compatibles avec divers terminaux. Pour les utilisateurs métiers, la priorité est claire : une visionneuse intuitive, accessible en quelques clics, qui leur permette de consulter, commenter et collaborer autour du document sans difficulté technique.

 

L’Archivage

Enfin, l’archivage numérique représente l’ultime étape du cycle documentaire, et l’une des plus sensibles sur le plan réglementaire. Il ne s’agit pas seulement de conserver des documents, mais d’assurer leur intégrité, leur traçabilité et leur accessibilité sur le long terme. Les contraintes légales (RGPD, normes NF Z42-013, etc.) sont nombreuses et strictes. 

La Direction Générale est particulièrement attentive à la maîtrise du risque juridique. De plus, la capacité de prouver la conformité de l’organisation en cas de contrôle est essentielle. Pour la DSI, il faut sécuriser et normer l’archivage, tout en l’intégrant sans rupture dans l’écosystème documentaire de l’entreprise. Du côté des utilisateurs métiers, ils ne doivent pas percevoir l’archivage comme une “boîte noire” inaccessible. Ils ont besoin de retrouver facilement les documents archivés, de vérifier leur authenticité et de respecter les restrictions légales d’accès.

 

1.2. Les bénéfices du SaaS sur ces processus :

Le passage à un modèle SaaS ne se résume pas à une simple externalisation technique. Il transforme profondément la manière dont les systèmes stockent, traitent, sécurisent et rendent accessibles les documents. Cette approche offre des avantages structurels majeurs, à la fois en matière d’agilité, de performance et de conformité. 

Voici comment le SaaS répond de manière tangible aux défis posés par la gestion documentaire moderne :

Scalabilité

Grâce au SaaS, les ressources s’adaptent automatiquement à la charge. Cela permet d’éviter à la fois les surdimensionnements coûteux et les saturations critiques qui nuisent aux performances. 

Contrairement à une infrastructure on-premise, il n’est plus nécessaire de faire du capacity planning (ex. : prévoir l’extension de l’espace disque, autrement dit du support de stockage d’un serveur, ou la montée en puissance des machines). Cela représente un gain de temps et une réduction de la charge pour les équipes. Cette flexibilité réduit les risques classiques comme la saturation d’un disque, qui peut paralyser un service entier.

 

Disponibilité

Le passage à une solution SaaS permet de garantir un haut niveau de disponibilité des documents. Cela assure également leur accessibilité continue pendant toute leur durée légale de conservation, qu’elle soit de quelques années ou plusieurs décennies selon la nature des contenus. 

Cette continuité d’accès repose sur une infrastructure redondée ce qui élimine les points de défaillance uniques. En parallèle, les mécanismes d’auto-réparation, les sauvegardes régulières et les systèmes de réplication assurent une tolérance aux pannes et une reprise rapide en cas d’incident. Cela permet de prévenir efficacement les risques classiques tels que la perte de données, la corruption de fichiers ou l’indisponibilité liée à une panne matérielle ou à une erreur humaine. 

 

Mises à jour

L’un des bénéfices majeurs du modèle SaaS réside dans la gestion centralisée et continue des mises à jour de la plateforme. Les mises à jour en SaaS sont déployées de manière fluide. Elles sont souvent sans impact visible pour les utilisateurs, contrairement aux environnements on-premise, où chaque évolution nécessite des interventions planifiées, des tests préalables et parfois des interruptions de service.

Ces évolutions régulières permettent d’intégrer rapidement des optimisations techniques, des nouvelles fonctionnalités métiers, ou encore des correctifs de sécurité pour se prémunir contre les vulnérabilités émergentes. Le client bénéficie ainsi d’une solution toujours à jour, performante et conforme aux derniers standards techniques et réglementaires, sans mobiliser ses propres équipes IT pour des tâches de maintenance.

 

Sécurité

La sécurité constitue un pilier fondamental de l’offre SaaS. Contrairement à de nombreuses infrastructures on-premise, souvent hétérogènes et dépendantes des ressources internes disponibles, les plateformes SaaS bénéficient d’un cadre de sécurité industrialisé, audité et continuellement renforcé. Des équipes certifiées exploitent l’environnement selon des procédures strictes de sécurité, conformes aux standards ISO 27001 et HDS.

L’équipe réalise régulièrement des audits couvrant à la fois l’infrastructure, les processus d’exploitation, les accès, la journalisation et la gestion des vulnérabilités. L’environnement cloud repose par ailleurs sur des mécanismes de chiffrement avancés, tant pour les données en transit (TLS) que pour les données stockées (AES-256, SSE-S3). Des outils de détection et de réponse aux incidents (EDR, supervision continue, alertes proactives) sont également en place pour renforcer la capacité de réaction en cas de menace.

Ce niveau de sécurité, difficile à atteindre dans un contexte local sans investissements conséquents, assure une protection renforcée des données sensibles, tout en garantissant une conformité réglementaire durable. Le client bénéficie ainsi d’un environnement sécurisé, maîtrisé et résilient, piloté par des experts.

Face à ces réalités, envisager le SaaS pour moderniser sa gestion documentaire constitue aujourd’hui une opportunité stratégique. Il faut cependant être accompagné par des experts capables d’en exploiter tout le potentiel, sans risque ni perte de contrôle.

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2. Des réponses honnêtes aux questions de terrain :

Voici les principales objections que nous rencontrons au quotidien. Nous y répondons sans filtre, en nous appuyant sur notre expérience de terrain. Chaque réponse est le fruit de retours concrets issus de nos projets de migration documentaire. En rédigeant cet article, nous nous sommes toutefois aperçus qu’il serait trop long d’aborder toutes les questions en une seule fois.
Nous préparons donc un second article, à paraître dans les semaines à venir, pour traiter les autres interrogations. Et si vous avez d’autres questions en tête, n’hésitez pas à les partager en commentaire !

Vous trouverez ci-dessous la liste des questions abordées dans cet article. Cliquez sur la question qui vous intéresse pour y accéder directement !

1. 1. Le SaaS est-il vraiment rentable pour notre entreprise ?
   2. Qu’est-ce qui me garantit que vous n’allez pas augmenter vos tarifs en SaaS ?
   3. Notre datacenter est récent et performant. Pourquoi passer en SaaS ?
   4. On gère des données sensibles. Le cloud, et donc le SaaS, c’est trop risqué pour nous.
   5. Qu’en est-il de la souveraineté et du Cloud Act ?
   6. Et si notre connexion Internet tombe ?

2.1 “Le SaaS est-il vraiment rentable pour notre entreprise ?”

Beaucoup d’entreprises n’ont aucune idée précise de ce que leur solution on-premise leur coûte réellement.  De nombreuses entreprises sous-estiment le coût global. Il inclut le renouvellement des équipements, la hausse des consommations énergétiques, les interventions IT récurrentes et les immobilisations invisibles.

Le modèle SaaS fonctionne en OPEX, c’est-à-dire sous forme de dépenses de fonctionnement, avec un abonnement mensuel ou annuel. À l’inverse, une infrastructure on-premise demande un investissement initial important (CAPEX) pour acheter les serveurs, logiciels et équipements. Le SaaS permet ainsi une gestion budgétaire plus souple, basée sur l’usage réel, sans mobiliser de lourds investissements dès le départ.

En moyenne, nos clients constatent des économies significatives à moyen terme, grâce à la suppression de nombreux coûts cachés tels que les pannes, la maintenance, les mises à jour et les montées de version. Une analyse de Gartner indique que 10 à 20 % des coûts IT des entreprises sont liés à la maintenance et au support technique. Ces dépenses peuvent être réduites grâce à l’adoption du SaaS.

Cela dit, chaque entreprise est différente. Le retour sur investissement dépend fortement de votre contexte : infrastructure existante, volumétrie, architecture actuelle, complexité métier. C’est pourquoi nous recommandons parfois une approche par lot pour valoriser vos investissements on-premise restants tout en amorçant votre transition.

Une étude sérieuse est nécessaire pour évaluer le ROI réel. Ce qui est certain c’est que le SaaS apporte une meilleure lisibilité budgétaire. Il supprime de nombreux coûts cachés, et offre une prévisibilité bien supérieure à un environnement on-premise traditionnel.

A retenir : 

• Faites l’inventaire complet de vos coûts réels actuels
• Pensez en TCO, pas uniquement en licences et infrastructures
• Le ROI est aussi organisationnel, pas juste financier
• Privilégiez une approche par étapes pour maximiser le retour

 

2.2 “Qu’est-ce qui me garantit que vous n’allez pas augmenter vos tarifs en SaaS ?”

Chez GOQOU, nous nous engageons contractuellement sur la stabilité des tarifs pendant toute la durée initiale du contrat (généralement 3 ans). Nous vous garantissons ainsi une parfaite visibilité budgétaire. Dans notre modèle SaaS, les montées en gamme régulières – telles que les évolutions fonctionnelles, les optimisations techniques ou les renforcements de sécurité – sont intégrées dans la souscription, sans surcoût.

En revanche, en cas d’évolution majeure liée à des exigences réglementaires (ex. conformité HDS) ou à des hausses structurelles de coûts (inflation….), une révision tarifaire peut être envisagée à l’échéance contractuelle. Dans ce cas, nous justifions, documentons et discutons systématiquement cette évolution en toute transparence.

Notre démarche vise à établir une relation de confiance, durable et équilibrée, dans laquelle l’évolution des services reste cohérente avec la valeur délivrée et vos enjeux métier.

A retenir : 

• Tarifs contractuellement figés pendant toute la durée initiale de l’abonnement
• Nous incluons les évolutions (techniques, fonctionnelles, sécurité) sans surcoût
• Nous justifions, rendons transparente et discutons en amont toute éventuelle hausse.

Lisez notre article sur le lancement de GOQOU pour comprendre leurs valeurs !

Les valeurs de GOQOU

 

2.3 “Notre datacenter est récent et performant. Pourquoi passer en SaaS ?”

Un datacenter récent est sans doute un atout, mais ce n’est qu’un maillon de la chaîne. Avoir une infrastructure performante ne garantit pas à elle seule les bénéfices que peut offrir un modèle SaaS. En effet les enjeux ne se limitent pas à la puissance ou à la modernité du matériel.

Le SaaS ne consiste pas simplement à héberger une application “ailleurs”. C’est un modèle de service qui externalise l’ensemble des responsabilités techniques : supervision, maintenance, mises à jour, sauvegardes, montée en charge, sécurité, conformité, continuité de service…  Un modèle SaaS automatise, industrialise et inclut toutes ces dimensions, souvent coûteuses ou complexes à maintenir en interne.

Même avec un datacenter performant, vos équipes doivent toujours gérer les montées de version, assurer les patchs de sécurité, surveiller les performances, anticiper les capacités, planifier les arrêts techniques, répondre aux audits… Le SaaS permet de désengorger votre DSI de ces tâches, pour qu’elle se recentre sur des enjeux métiers à plus forte valeur.

Par ailleurs, le SaaS garantit une évolutivité immédiate, une résilience native, une mise à disposition plus rapide des évolutions, et une facturation à l’usage, difficile à reproduire dans un modèle on-premise, même très bien équipé.

La décision n’est pas forcément binaire. Si vous avez récemment investi dans votre datacenter, une approche hybride ou progressive peut permettre de valoriser cet investissement tout en engageant une transition vers un modèle plus agile et évolutif.

A retenir : 

• Un datacenter moderne ne dispense pas des charges récurrentes
• Le SaaS externalise la complexité technique et libère les équipes internes
• C’est un modèle de service, pas seulement un hébergement
• L’approche hybride permet de valoriser vos investissements existants tout en amorçant la transition

 

2.4 “On gère des données sensibles. Le cloud, et donc le SaaS c’est trop risqué pour nous.”

La gestion de données sensibles est un sujet sérieux, et le SaaS bien conçu l’est tout autant. 

Notre plateforme repose sur des infrastructures certifiées ISO 27001 et HDS, avec des processus de sécurité rigoureusement audités. Les données sont chiffrées de bout en bout, en transit comme au repos. Vous pouvez même gérer vos propres clés de chiffrement si vous le souhaitez, renforçant ainsi la confidentialité et la souveraineté. La redondance multi-sites assure une continuité d’activité en cas d’incident majeur, bien supérieure à celle de nombreuses installations locales.

Le SaaS GOQOU est plus sûr que beaucoup d’infrastructures locales, tout en assurant souveraineté et résilience.

A retenir : 

• Certifié ISO 27001 et HDS, le SaaS peut dépasser les standards internes
• Le chiffrement bout en bout protège les données à tous les niveaux
• Vous pouvez gérer vos propres clés de sécurité
• La redondance multi-sites garantit une disponibilité continue

2.5 “Qu’en est-il de la souveraineté et du Cloud Act ?”

On cite souvent le Cloud Act comme un frein au SaaS pour les données sensibles. C’est une préoccupation légitime, notamment dans les Secteurs Publics, de la Santé, de la Défense, du Droit…

Pour y répondre, GOQOU propose des options d’hébergement sur des clouds européens, hors juridiction extraterritoriale américaine, garantissant que vos données restent protégées et sous contrôle local.

Pour les cas spécifiques, nous proposons des architectures adaptées qui garantissent conformité réglementaire et souveraineté des données.

A retenir : 

• Le Cloud Act est un vrai sujet à anticiper selon votre secteur
• Des solutions de cloud européen existent et sont pleinement conformes
• GOQOU vous accompagne pour garantir la souveraineté et la conformité

 

2.6 “Et si notre connexion Internet tombe ?”

C’est une question tout à fait légitime, surtout dans le cadre d’un passage vers un modèle SaaS. Cela dit, la dépendance à Internet n’est pas nouvelle. Aujourd’hui, la majorité des services critiques (messagerie, ERP, téléphonie, outils collaboratifs…) passent déjà par le réseau. Le SaaS s’inscrit donc dans une continuité d’usage.

Les risques d’indisponibilité Internet sont aujourd’hui largement maîtrisables. Il existe des solutions éprouvées pour garantir une connectivité fiable : double lien opérateur, bascule automatique via routeurs 4G/5G, SD-WAN, redondance fibre/cuivre. Ce sont des mesures simples et peu coûteuses à mettre en place comparées aux avantages apportés par le SaaS.

Il est aussi important de noter que, dans un modèle on-premise, une coupure Internet ne vous protège pas non plus : vos utilisateurs distants (télétravailleurs, agences, sites externes) perdent l’accès aux services hébergés localement, tout comme dans un modèle cloud.

Le SaaS, le service lui-même continue de fonctionner dans le cloud, même en cas d’incident local. Vos données sont toujours sécurisées, votre plateforme reste opérationnelle, et l’accès peut reprendre instantanément une fois la connectivité rétablie, sans perte ni dégradation.

A retenir : 

• Des solutions simples permettent d’assurer une connectivité continue
• La plateforme SaaS reste active et sécurisée, même en cas d’incident local
• Le risque est maîtrisable et bien inférieur aux bénéfices apportés par le modèle SaaS

 

Conclusion

Le bon SaaS est celui qui sert votre stratégie ; il ne suffit pas de comparer des lignes budgétaires. 

Le vrai retour sur investissement se mesure aussi dans le temps gagné, les risques évités, la complexité opérationnelle allégée pour vos équipes IT et la valeur ajoutée pour vos métiers. En SaaS, vous ne payez plus pour entretenir une infrastructure, mais pour délivrer un service à jour, sécurisé et disponible.

Le SaaS n’est pas une fin en soi : c’est un moyen d’accélérer la performance documentaire quand le contexte est favorable.

Contactez-nous pour un audit flash gratuit pour évaluer l’intérêt réel d’un passage au SaaS dans votre contexte ou une démonstration personnalisée.

 

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