Domaines d’expertise

Dématérialisation des documents

Capturer | Reconnaître | Indexer

Remplacer vos processus papiers par des flux de données automatisés.

Votre projet de dématérialisation des documents vous permettra de capturer vos flux entrants à la source, puis d’extraire et de traiter toutes vos données papiers et vos données non structurées (documents administratifs, emails, images, factures, contrats, flux portails…) pour les exploiter de façon entièrement automatisée, pour ainsi moderniser vos processus métiers. On parle alors de Business Process Management (BPM), qui vous permet d’anticiper de façon agile les évolutions de votre marché et de votre secteur d’activité.

En amont du processus de dématérialisation, les outils de numérisation et de reconnaissance de documents exploitent depuis plusieurs années des technologies de reconnaissance d’écriture. Des algorithmes peuvent aujourd’hui aller encore plus loin pour reconnaître des écritures cursives, des fonds graphiques, des termes et des concepts.

Ces chaînes de traitement ont évolué au fil des ans pour devenir aujourd’hui de véritables outils de numérisation de documents et des plateformes d’automatisation intelligente combinant technologies de workflow, de RAD/LAD, de la RPA, de process mining ou encore d’IA/NLP.

Les données statiques sont converties en métadonnées exploitables par les processus et systèmes métiers. La Gestion Electronique des Documents devient alors un atout concurrentiel au service des métiers de votre entreprise.

Associées avec des technologies porteuses d’innovation, telles que la signature électronique, les workflows, le RPA, l’IA, le NLP, etc., les données et les documents dématérialisés favorisent le développement d’usages numériques innovants au sein de l’entreprise et de son écosystème. Ils permettent notamment d’initier un processus complet de dématérialisation des flux au sein de l’entreprise, entraînant des gains incomparables en temps et en efficacité.

Que vous soyez à la recherche d’une simple solution de dématérialisation des factures clients, que vous ayez des besoins spécifiques en matière de numérisation des contrats ou que vous envisagiez de refondre entièrement vos flux de données d’entreprise, nos experts sont à votre écoute et à votre service pour vous accompagner dans la mise en place des solutions sur mesure.

Découvrez l’ensemble de nos domaines d’expertise pour en savoir plus.

De la dématérialisation des documents à l’Intelligent Document Processing

Et si la dématérialisation des documents permettait non seulement de faciliter le traitement des données entrantes et sortantes de l’entreprise, mais également d’améliorer la qualité des relations entre l’entreprise et ses interlocuteurs ?

En effet, les techniques de reconnaissance visuelle combinées avec des algorithmes d’intelligence artificielle (IA) capables de trier et d’interpréter des données spécifiques voire des ensembles massifs de données, permettent la mise au point de nouveaux outils de pilotage stratégique de l’entreprise :

  • Dans le cadre de la numérisation de documents, la reconnaissance par IA de formats types tels que des suites de chiffres permet par exemple l’archivage automatique de données ou la constitution de nouvelles bases de données spécifiques.
  • Le déchiffrage et l’analyse sémantique des courriers entrants permet de mieux comprendre les attentes implicites des clients, et de développer des réponses adaptées avant même que les demandes soient formulées. L’avantage concurrentiel est alors indéniable.

La dématérialisation des documents ouvre ainsi de nombreuses perspectives d’automatisation intelligente pour la création de nouveaux services et outils adaptés sur mesure aux besoins des entreprises et de leurs clients.

Périmètre d’un projet de dématérialisation

Optimiser vos processus internes et améliorer la gestion courante de l’entreprise grâce à la dématérialisation des documents administratifs.

Capturer et numériser les documents et données depuis n’importe quelle source.

Améliorer la qualité de l’image grâce à un service de retraitement des images (VRS like) en Cloud.

Reconnaître automatiquement tout type de caractères (OCR), de documents ou de format (RAD).

Classer les documents numérisés pour automatiser tous vos flux documentaires.

 

Extraire les informations pertinentes et les utiliser comme métadonnées pour déclencher des tâches ou des workflows.

Découvrez des exemples de projet

KYC et réglementation RGPD

Une plateforme de digitalisation des documents accessibles directement aux clients finaux pour proposer un parcours de souscription totalement digitalisé dans le total respect de la RGPD.

Principaux bénéfices

  • Suppression de la complexité de la saisie et concentration du back office sur des tâches à valeur ajoutée
  • Solution de dématérialisation des factures clients qui permet d’améliorer le suivi de gestion de l’entreprise
    Classification documentaire et dématérialisation des documents et des flux le plus tôt possible pour un meilleur contrôle des documents : vérification, conformité, validation à la source
  • Parcours clients, partenaires, fournisseurs plus fluide : moins de saisie, résultats immédiats, transparence accrue
  • Passage d’un parcours multicanal à un parcours omnicanal

 

Expertises techniques et métiers

 

Projets métiers de dématérialisation des documents et flux de documents physiques entrants multicanaux : documents, courriers, factures clients et fournisseurs, contrats, commandes, souscriptions.

Processus dématérialisés de bout en bout : numérisation des documents, gestion des flux intra-entreprise et inter-entreprise, prise en compte d’un cadre juridique ou administratif, signature électronique, archivage, IA, etc.

Méthodologie pragmatique basée sur la proximité et l’interactivité entre les métiers et les équipes de mise en œuvre, cadencée pour tenir les délais.

Environnement technologique

 

Partenariats avec les éditeurs des meilleures logiciels de capture et de dématérialisation des documents du marché :

  • Kofax TotalAgility
  • Kofax Capture et Transformation Modules
  • Ephesoft
  • Abbyy FlexiCapture et Timeline PI.

Editeur de solutions spécialisées et packagées :

  • ARender, viewer de documents
  • FlowerDocs Courriers Entrants
  • FlowerDocs, plateforme de dématérialisation des flux d’informations.

L’essentiel à retenir

La dématérialisation des documents n’est pas le simple remplacement des documents physiques par des équivalents numériques. En effet, grâce aux possibilités quasiment infinies offertes par les outils de traitement numérique, la dématérialisation est en réalité la première étape à la restructuration de nombreux process et métiers présents dans la plupart des entreprises :

  • La numérisation des documents entrants permet de diminuer fortement les erreurs d’affectation, et surtout de réduire à presque zéro le délai de correction des éventuelles erreurs restantes ;
  • Dans le domaine de la gestion d’entreprise, les solutions de dématérialisation des factures et surtout le traitement automatisé des données digitalisées sont particulièrement stratégiques dans la mesure où elles permettent aux opérateurs de gagner un temps considérable dans le traitement administratif, comptable et légal de ces pièces, pour se concentrer sur les activités à plus haute valeur ajoutée pour l’entreprise. Le cas d’école : la mise en place d’un parcours de souscription en ligne pour une compagnie d’assurance.
  • Plus globalement, la dématérialisation permet, à partir d’un hub centralisateur de digitalisation des documents, de concevoir une nouvelle architecture des workflows et de réorganiser les process inter-entreprise aussi bien que intra-entreprise.

La dématérialisation des documents représente donc une véritable opportunité à saisir pour les organisations qui doivent faire face à un volume de documents entrants et sortants de plus en plus conséquent, et en parallèle des délais de plus en plus courts. La numérisation de ces documents est la première étape indispensable à une optimisation structurelle et fonctionnelle des activités de l’entreprise, en plus d’assurer la conservation de la mémoire des organisations.

Les usages numériques associés à la dématérialisation des documents administratifs notamment, ont été considérablement renforcés non seulement par la réglementation, mais aussi par le contexte mondial de pandémie depuis 2020. En effet, les entreprises tout comme les administrations ont dû repenser leur façon de travailler, dans un contexte où l’accès aux outils et supports physiques n’était plus permis dans des conditions normales.

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