Cas d’usage
Automatisation du traitement et de la reconnaissance des documents
Gagner en efficacité et productivité grâce à l’automatisation du traitement et la reconnaissance des documents.
Domaine
Secteur
Métier(s)
Enjeux business
Une grande organisation française, figurant parmi les leaders européens en matière de solution de financement et de location pour les équipements professionnels, gère l’ensemble des opérations (location, entretien, réparation) dans sa GED basée sur IBM FileNet pour les workflows et Kofax KC-KTM pour la numérisation des factures. De plus, son application permet de gérer l’encaissement des chèques, avec des étapes de différé, de validation d’encaissement par des supérieurs.
Dans le cadre de la mise en place d’un nouveau projet de RPA (robotic process automation) pour l’automatisation d’un processus métier, cette organisation recherchait également un configurateur certifié Blueprism, permettant de réaliser le cadrage du projet en lien avec les métiers ainsi que d’assurer le suivi des développements et du delivery en mode AGILE.
Afin de gagner en productivité et dans le cadre du remplacement de sa solution d’acquisition de document, elle a souhaité également mettre en place une nouvelle solution d’Intelligent Document Processing ou traitement intelligent des documents (IDP) pour améliorer le traitement et la reconnaissance des documents, avec un objectif d’automatisation à 70%.
Avant
- Nécessité de mettre à jour régulièrement la plateforme GED et de migrer vers les nouvelles versions des solutions.
- Traitement et classement manuel des documents malgré l’existence d’une solution de dématérialisation des documents.
- Qualité de traitement des documents à revoir : faible niveau d’identification du type de document et mauvaise orientation vers les bons gestionnaires.
Après
- Continuité des opérations dans la plateforme Artegy grâce aux montées de versions et au suivi des développements.
- Classification automatique page par page et sur base de mots-clés page par page grâce à la nouvelle solution de dématérialisation des documents mise en place.
- Extraction de métadonnées (numéro de contrat, numéro de client, identifiant d’entreprise – SIRET) sur toutes les pages selon des index.
- Mutualisation des plateformes avec le projet Sirius sous KTA.
Moyens mis en oeuvre
- Consulting et audit de la plateforme Artegy.
- Réalisation de la migration de la plateforme sous technologies Kofax KC-KTM vers Kofax KTA avec mise en œuvre d’un connecteur VERBELLA Kofax/SAP (paramétrage export / Connecteur SAP).
- Cadrage du projet d’automatisation basé sur Blueprism et configuration en méthode AGILE.
- Réalisation d’un POC sur les solutions Kofax et ABBYY pour l’auto-apprentissage (classification automatique des documents) : sélection de la solution d’ABBYY pour le projet IDP sur un socle ITG, injection des documents dans la solution Everteam (GED) et mise en place de la solution APIGEE.
- Migration de l’application Sirius vers Kofax KTA.
Découvrez l’ensemble de nos services et solutions de dématérialisation des documents en faveur de la transition numérique des entreprises.
Bénéfices
Augmentation du taux de reconnaissance automatique et l’extraction des index par la nouvelle solution de dématérialisation des documents.
Amélioration des délais de traitement des documents et temps de réponse plus rapide.
Orientation des documents vers les bons gestionnaires, simplification du travail et recentrage sur du travail à valeur ajoutée.
Ré-internalisation de services.
Nos solutions de dématérialisation des documents et leurs domaines d’application
Les enjeux auxquels sont confrontées les entreprises à l’heure de la transition numérique et de la dématérialisation des outils et processus métiers sont nombreux, et les domaines concernés sont également très divers. Rapidité, acquisition ou conservation d’un avantage concurrentiel, gain de temps et/ou de productivité, mise en conformité avec les obligations légales liées aux diverses réglementations sur la protection des données, sont les enjeux les plus évidents qu’un chantier de déploiement d’une solution de dématérialisation des documents permet de relever. Le processus de dématérialisation ouvre ainsi de nouvelles possibilités dans de nombreux autres domaines, de la gestion électronique des documents à la compliance des données, en passant par le traitement intelligent des données (IDP), le RPA – Robotic Process Automation – et l’amélioration des processus métier.
Arondor déploie différentes technologies permettant d’apporter des solutions sur-mesure aux besoins des entreprises.
Au sein des entreprises, les métiers de la gestion administrative et comptable sont tenus de se réorganiser régulièrement pour faire face notamment aux évolutions techniques et réglementaires qui interviennent elles aussi à intervalles réguliers. Arondor accompagne les entreprises dans ce défi, en construisant sur-mesure les solutions de dématérialisation des documents et de traitement automatisé qui répondent à leurs besoins et à leurs objectifs : automatisation du traitement et de la reconnaissance des documents entrants, mise en place d’outils de suivi numérique des fournisseurs dans le cadre de projets multi-acteurs, ou encore extraction automatique des données de factures numérisées.
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