Cas d’usage

Automatisation du traitement et de la reconnaissance des documents

Gagner en efficacité et productivité grâce à l’automatisation du traitement et la reconnaissance des documents.

Domaine

Dématérialisation, IDP, RPA

Secteur

Banques et Services Financiers

Métier(s)

Processus Comptabilité / Finance

Enjeux business

Une grande organisation française, figurant parmi les leaders européens en matière de solution de financement et de location pour les équipements professionnels, gère l’ensemble des opérations (location, entretien, réparation) dans sa GED basée sur IBM FileNet pour les workflows et Kofax KC-KTM pour la numérisation des factures. De plus, son application permet de gérer l’encaissement des chèques, avec des étapes de différé, de validation d’encaissement par des supérieurs.

Afin de gagner en productivité et dans le cadre du remplacement de sa solution d’acquisition de document, cette organisation a souhaité mettre en place une nouvelle solution d’Intelligent Document Processing (IDP) pour améliorer le traitement et la reconnaissance des documents, avec un objectif d’automatisation à 70%.

Avant

  • Nécessité de mettre à jour régulièrement la plateforme GED et de migrer vers les nouvelles versions des solutions.
  • Traitement et classement manuel des documents.
  • Qualité de traitement des documents à revoir : faible niveau d’identification du type de document et mauvaise orientation vers les bons gestionnaires.

Après

  • Continuité des opérations dans la plateforme GED grâce aux montées de versions et au suivi des développements.
  • Classification automatique page par page et sur base de mots-clés page par page.
  • Extraction de métadonnées (numéro de contrat, numéro de client, identifiant d’entreprise – SIRET) sur toutes les pages selon des index.

Moyens mis en oeuvre

  • Consulting et audit de la plateforme GED afin d’assurer les corrections.
  • Réalisation de la migration de la plateforme sous technologies Kofax KC-KTM vers Kofax KTA avec mise en œuvre d’un connecteur VERBELLA Kofax/SAP (paramétrage export / Connecteur SAP).
  • Mise en oeuvre de la solution d’ABBYY  pour le projet IDP sur un socle ITG, injection des documents dans la solution Everteam (GED) et mise en place de la solution APIGEE.

Bénéfices

Augmentation du taux de reconnaissance automatique et l’extraction des index.

Amélioration des délais de traitement des documents et temps de réponse plus rapide.

Orientation des documents vers les bons gestionnaire, simplification du travail et recentrage sur du travail à valeur ajoutée.

Ré-internalisation de services.

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