Cas d’usage

Automatisation de la gestion des factures avec la capture multicanale

Réduire ses coûts et être plus opérationnel au sein d’un groupe en automatisant la gestion de ses factures.

Domaine

Automatisation Intelligente, Dématérialisation, Gestion Electronique de Documents

Secteur

Industries et Services

Métier(s)

Processus Comptabilité / Finance

Enjeux business

Une entreprise du secteur de l’industrie à fait appel à Arondor pour automatiser la gestion de ses factures fournisseurs.

Le service comptabilité du groupe est commun à de multiples filiales et reçoit toutes les factures. Le groupe a souhaité optimiser ses processus, afin que les factures soient automatiquement enregistrées dans le bon logiciel (différent pour Frais généraux et Achats), et pour la bonne société du groupe.

Avant

Non automatisation de la gestion des documents (dématérialisation, validation, correction…).

Enregistrement manuel des factures.

Après

Factures en format image converties en fichiers PDF interrogeables prêts pour un archivage électronique.

Validation au moment de la réception des factures et des enregistrements.

Envoi par mail de notifications pour les factures non validées et pour les réceptions ou commandes non enregistrées.

Taux élevé de factures automatisées à 100%, toujours en progression grâce à l’apprentissage automatique.

Un seul processus capable de traiter les factures de tous types et de toutes sociétés (boîte mail commune en entrée).

Moyens mis en oeuvre

Mise en place de la solution ABBYY Flexicapture for Invoices pour :

  • La dématérialisation des factures
  • Le rapprochement avec les données des bons de commandes et bons de livraison
  • La génération d’écritures comptables selon les données lues pour les frais généraux

Mise en place de la solution RPA UiPath afin d’envoyer les pièces-jointes de mails dans ABBYY, puis enregistrer dans l’ERP les données extraites par ABBYY et archiver les factures.

Souscription à la maintenance des logiciels afin d’assurer les mises à jour et les corrections pour les solutions ABBYY et UiPath et de limiter l’investissement initial.

Bénéfices

Réduction du temps consacré à la vérification et à la correction des factures.

Visualisation des écritures comptables lors du vidéocodage des factures frais généraux.

Classification, indexation et vérification des informations extraites des factures (entreprises, montants, lignes) puis validation.

Archivage des factures permettant de les retrouver facilement.

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