Cas d’usage

Service SaaS : extraction automatique des données des factures

Gagner en efficacité et productivité grâce à l’installation d’une solution Cloud pour extraire automatiquement les données de ses factures.

Domaine

Automatisation Intelligente, Cloud, Dématérialisation

Secteur

Assurances et Mutuelles

Métier(s)

Processus Comptabilité / Finance

Enjeux business

Cette assurance souhaitait recourir à un service SaaS pour l’exploitation d’une solution de dématérialisation de ses factures et d’un service d’extraction automatique des données des factures numérisées.

Le principe était donc de répondre au besoin du client en proposant un mode de contractualisation SaaS.

Avant

Aucune solution ne permettait d’extraire automatiquement les données des factures à traiter.

Gestion des notes d’honoraires et factures de 25 fournisseurs.

Après

Traitement de deux types de documents : factures de comptabilité (80 000 factures par an) et notes d’honoraires.

L’outil de dématérialisation des factures permet de définir et extraire des données des documents et est accessible 24/7 avec accès au service SaaS applicatif pendant les jours ouvrés.

Création d’un tenant sur la plateforme AWS.

Moyens mis en oeuvre

Mise à disposition d’un service SaaS, basé sur la solution de dématérialisation ABBYY Flexicapture.

Modélisation et mise en place d’auto-apprentissage et templates pour les fournisseurs. Configuration et mise en place d’ateliers fonctionnels et formations.

Mise en œuvre d’une solution TMA pour les maintenances logiciels, correctives et évolutions de la solution.

Bénéfices

Meilleure gestion des factures grâce à l’extraction automatique des données et selon des index définis.

Le mode SaaS permet aux collaborateurs de gagner en efficacité avec une plateforme accessible à tout moment.

Enjeux du déploiement d’un service SaaS

Le déploiement des outils informatiques en mode SaaS (Cloud) remplace de plus en plus fréquemment le déploiement dit “On-Premise”, avec installation des logiciels et outils métier sur les postes de travail ou serveurs d’entreprise. Les perspectives ouvertes par ce modèle de déploiement des services et technologies numériques sont nombreuses : rapidité du déploiement, paramétrage extrêmement fin et ciblé des accès et autorisations accordés à chaque profil d’utilisateur, possibilité de création de passerelles entre applications métiers, d’intégration de modules utilisant l’intelligence artificielle pour l’exploitation des données, ou encore compatibilité avec les nouveaux modes de travail.
Dans le cas d’un outil de dématérialisation des factures, le service en SaaS peut permettre de décloisonner l’accès aux données clients et fournisseurs, pour devenir par exemple un outil au service des acteurs commerciaux de l’entreprise. En contrepartie, l’externalisation au moins partielle des services informatiques induite par le passage en Cloud, et la responsabilité qui reste aux entreprises en matière de protection des données, imposent une réflexion stratégique préalablement à toute migration.

S’il existe de nombreux domaines d’entreprise pour lesquels le déploiement des applicatifs métiers et outils numériques en SaaS représente une véritable opportunité d’optimisation des process et performances, les solutions de dématérialisation des factures sont particulièrement prisées. En effet, la gestion de la facturation tend à se complexifier et à devenir de plus en plus chronophages, pour des entreprises dont le cœur de métier est très éloigné du domaine administratif, comptable ou financier. La dématérialisation des factures pour le suivi des fournisseurs et l’automatisation de leur gestion dans le cadre de la mise en place d’une facturation multicanal, sont autant de projets qui peuvent être mis en place et déployés par Arondor, quel que soient les problématiques, l’environnement et le profil de l’entreprise.

 

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