Cas d’usage

Suivi des fournisseurs et gestion des factures

Refondre le système de suivi fournisseurs et de facturation.

Domaine

Business Process Management, Dématérialisation, Gestion Electronique de Documents

Secteur

Services publics et OPCO

Métier(s)

Processus Comptabilité / Finance

Enjeux business

Construire, loger, réhabiliter, renouveler les territoires, attribuer des logements, assurer un cadre de vie agréable, animer la vie locale sont autant de missions qui placent notre client au cœur des problématiques sociales et urbaines actuelles.

L’évolution accentuée dans le secteur public des contraintes normatives pousse ce client à refondre son système de gestion des factures fournisseurs. Elle lui donne aussi l’occasion de faire un premier pas dans une stratégie digitale de dématérialisation et d’automatisation des factures.

Cette organisation a fait appel à Arondor pour répondre à son besoin et mettre en place un logiciel de suivi des factures fournisseurs.

Avant

Le processus de gestion des factures et de suivi des paiements était manuel et long.

Les erreurs étaient nombreuses et n’étaient pas automatiquement qualifiées ni affectées rapidement aux services concernés.

Il était complexe de retrouver l’historique de facturation en cas de litige.

La gestion des situations de travaux était complexe et particulièrement la relation avec les externes.

Après

Grâce à la mise en place d’outils de gestion électronique des documents, toutes les factures sont gérées via workflow, avec un processus de validation par un architecte pour les factures d’investissement.

Les délais de traitement et de gestion des factures sont suivis intégralement et notamment les temps de suspension dès lors que la facture envoyée n’est pas complète.

Grâce à une solution d’automatisation, les factures sont pré-comptabilisées dans le système comptable.

 

Moyens mis en oeuvre

  • Mise en œuvre d’une solution Flowerdocs sur la GED IBM FileNet. 
  • Synchronisation entre les outils de délégation et la solution proposée pour automatiser le ré-aiguillage du workflow.
  • Ouverture du logiciel de suivi des factures fournisseurs aux architectes (utilisateurs externes) pour la revue et validation des factures et situations de travaux.
  • Fonctionnalités de traçabilité et d’annotations grâce à une automatisation intelligente.
  • Notifications email aux fournisseurs totalement intégrées au workflow et donc totalement conservées, tracées et sécurisées.
  • Factures, contrats et ses éléments de détail accessibles dans des situations de mobilité et sur un chantier.

 

Bénéfices

Traçabilité de l’ensemble de la chaîne de gestion des factures.

Respect des délais et suivi des factures.

Adhésion facilitée des utilisateurs à ce nouvel outil grâce à l’ergonomie de l’IHM qu’ils ont trouvée particulièrement soignée, et l’aspect visuel agréable.

Système performant de gestion de la délégation.

Les architectes sont désormais acteurs dans les processus et la gestion automatisée des factures.

Plus de perte d’informations.

La gestion des factures : un point crucial pour la santé des entreprises

Le suivi des factures fournisseurs est un point de tension récurrent dans toutes les entreprises. En effet, si le suivi des fournisseurs est le plus souvent assuré par les personnels situés au cœur des métiers de l’entreprise, le traitement bancaire et comptable des factures émises par les fournisseurs incombe quant à lui aux services support administratif dédiés. Dès lors que l’on dépasse un certain volume de factures à traiter, les risques deviennent évidents, essentiellement liés à des problèmes de transmission de l’information.

La gestion automatisée des factures est un moyen efficace de mettre un terme à ces problématiques, en permettant notamment l’automatisation du traitement et la reconnaissance des documents. Les factures se voient ainsi directement affectées aux bonnes personnes au sein de l’entreprise. Il devient également possible d’associer au processus de facturation des intervenants extérieurs à l’entreprise, de façon complètement automatisée afin d’éviter les pertes de temps et d’informations : c’est ce que l’on appelle la gestion des factures multicanal.

Le point de vigilance :

Comme pour tout projet de transformation numérique, l’adhésion des acteurs est le point de vigilance central : la gestion des factures fait intervenir différents acteurs à la fois au sein de l’entreprise mais également en externe, et il est essentiel d’emporter leur adhésion pour la réussite du projet. Un logiciel de suivi des factures fournisseurs à la fois simple et agile tel que Arondor le propose permet d’embarquer les acteurs concernés rapidement, grâce au gain immédiat en temps et en efficacité.

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