Introduction

Lors de notre dernier article sur le SaaS, nous avons abordé un certain nombre de questions qui nous avaient été remontées. Après avoir pris conscience de la quantité d’informations à partager, nous avons fait le choix de diviser ces questions en deux parties, afin de ne pas vous submerger.

Nous vous proposons donc aujourd’hui la seconde partie des questions autour du SaaS. Si vous souhaitez consulter la première partie cliquez sur le bouton ci-dessous !

Bonne lecture !

1. Rappel des enjeux à chaque étape du cycle de vie du document et des bénéfices du SaaS :

Avant d’aborder la mise en SaaS, il est utile de rappeler les différentes étapes qui composent la gestion documentaire :

La Capture : Une forte hétérogénéité des canaux confronte la phase de capture documentaire (papier, email, scan, formulaires en ligne). Cela complique la centralisation et augmente les risques de perte ou de doublons.

Les objectifs sont partagés mais distincts :

• La Direction Générale vise une rationalisation des processus pour plus d’efficacité et de maîtrise des coûts.
• La DSI cherche à standardiser et intégrer ces flux dans le SI existant.
• Les métiers, quant à eux, attendent un point d’ent

 

Le Traitement : Après la capture, l’extraction des données repose sur des technologies comme l’OCR ou la LAD/RAD.

Cependant, la qualité variable des documents rend ces traitements parfois peu fiables, nécessitant des vérifications manuelles qui ralentissent les processus et augmentent le risque d’erreur.

• La Direction Générale attend une automatisation accrue pour gagner en efficacité et en rentabilité.
• La DSI recherche des solutions performantes, précises et interopérables.
• Les métiers veulent accéder à une donnée fiable, prête à l’emploi, sans validation systématique.

 

La Gestion : Une fois les données traitées, la gestion documentaire s’appuie sur des workflows et des solutions de GED.

Les enjeux clés sont la fluidité des validations, la visibilité sur les dossiers, et la souplesse des processus. Des outils rigides ou mal adaptés peuvent freiner l’efficacité.

• La Direction Générale attend des indicateurs clairs pour piloter, assurer la conformité et optimiser l’organisation.
• La DSI se concentre sur la sécurité, l’évolutivité et l’intégration au SI.
• Les métiers recherchent des outils souples, intuitifs et adaptés à leurs besoins opérationnels.

 

La Consultation : La consultation des documents est une étape essentielle mais souvent négligée. L’accès rapide, simple et sécurisé reste un défi, surtout en contexte de télétravail ou de mobilité. Interfaces peu ergonomiques, moteurs de recherche inefficaces et restrictions complexes nuisent à l’efficacité.

• La Direction Générale souhaite un accès fluide pour renforcer la productivité, sans sacrifier la sécurité.
• La DSI doit garantir une gestion fine et sécurisée des droits d’accès, compatible multi-supports.
• Les métiers attendent une visionneuse intuitive, accessible en quelques clics, facilitant la collaboration.

 

L’Archivage : L’archivage numérique, ultime étape du cycle documentaire, est critique sur le plan réglementaire.

Il ne s’agit pas seulement de conserver, mais de garantir l’intégrité, la traçabilité et l’accessibilité des documents dans le temps, en conformité avec des exigences légales strictes (RGPD, NF Z42-013…).

• La Direction Générale veille à la maîtrise des risques juridiques et à la capacité de démontrer la conformité.
• La DSI doit mettre en place un archivage sécurisé, normé et intégré à l’écosystème documentaire.
• Les métiers attendent un archivage transparent, avec un accès facilité aux documents et une garantie de leur authenticité.

Voici comment le SaaS répond de manière tangible aux défis posés par la gestion documentaire moderne :

Scalabilité : Le SaaS offre une élasticité native des ressources, qui s’ajustent automatiquement à la charge.

Fini le capacity planning : plus besoin d’anticiper manuellement les besoins en stockage ou en puissance. Cela évite à la fois les surdimensionnements coûteux et les saturations critiques, tout en allégeant la charge des équipes IT.

Disponibilité   :  Le SaaS garantit une disponibilité continue des documents sur toute leur durée légale de conservation.

 L’infrastructure redondée, les sauvegardes régulières et les mécanismes de tolérance aux pannes réduisent fortement les risques de perte de données, de corruption ou d’indisponibilité. 

Mises à jour : Le SaaS permet des mises à jour continues, transparentes et sans interruption de service.

Les évolutions techniques, fonctionnelles ou sécuritaires sont déployées automatiquement, sans mobiliser les équipes IT. Résultat : une plateforme toujours à jour, performante et conforme aux normes en vigueur.

Sécurité : La sécurité est un pilier clé des plateformes SaaS. Elles offrent un cadre industrialisé, audité et renforcé en permanence.
Opérées par des équipes certifiées et conformes aux normes ISO 27001 et HDS, ces plateformes intègrent des audits réguliers, un chiffrement avancé et des outils de détection d’incidents pour garantir protection, résilience et conformité.

Cette sécurité robuste, difficile à reproduire en interne sans lourds investissements, fait du SaaS une opportunité stratégique pour moderniser la gestion documentaire, avec un accompagnement expert indispensable pour en tirer pleinement parti.

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2. Des réponses honnêtes aux questions de terrain :

Voici les principales objections que nous rencontrons au quotidien. Nous y répondons sans filtre, en nous appuyant sur notre expérience de terrain. Chaque réponse est le fruit de retours concrets issus de nos projets de migration documentaire.Vous trouverez ci-dessous la liste des questions abordées dans cet article. Cliquez sur la question qui vous intéresse pour y accéder directement !

1. 1. Avec le SaaS, comment être sûr que notre plateforme est toujours sécurisée et à jour ?
   2. On a beaucoup personnalisé notre solution actuelle, est-ce compatible avec du SaaS ?
   3. On va devoir tout changer, ça va perturber nos équipes.
   4. Tout le monde dit que migrer vers le cloud, c’est plug and play. Est-ce vraiment aussi simple ?
   5. On a peur de perdre le contrôle sur nos documents et nos indicateurs si tout est dans le cloud.
   6. Est-ce qu’on garde la maîtrise de nos accès utilisateurs dans le cloud ?
   7. En cas de problème, comment est géré le support avec une solution SaaS ?

2.1 “Avec le SaaS, comment être sûr que notre plateforme est toujours sécurisée et à jour ?”

La sécurité est un enjeu critique, et le SaaS bien géré permet de l’améliorer en continu. 

GOQOU assure des mises à jour automatiques et transparentes, appliquées sans interruption de service. Cela vous permet de bénéficier en permanence des derniers correctifs sans mobiliser vos ressources internes.

Notre supervision continue des vulnérabilités garantit une réactivité maximale. Nous identifions, priorisons et corrigeons toute faille selon des processus certifiés ISO 27001 et HDS.

GOQOU assure également une journalisation complète des accès et des actions. Nous traçons et horodatons chaque opération, ce qui est indispensable pour les audits et la conformité RGPD.

En cas d’incident critique, un Plan de Reprise d’Activité, que nous testons régulièrement, garantit une restauration rapide et fiable. Nous communiquons les évolutions majeures en toute transparence pour garder vos équipes informées et préparées

Avec GOQOU, votre sécurité progresse en continu sans que vous ayez à la gérer. Vous bénéficiez des dernières protections, sans immobiliser vos équipes ni prendre de risques silencieux comme c’est souvent le cas en on-premise.

A retenir : 

• Les mises à jour sont automatiques et transparentes
• La supervision des failles est constante
• Les pratiques sont certifiées ISO 27001 et HDS
• Le PRA est activé et testé régulièrement

Lisez notre article sur le lancement de GOQOU pour comprendre leurs valeurs !

Les valeurs de GOQOU

2.2 “On a beaucoup personnalisé notre solution actuelle, est-ce compatible avec du SaaS ?”

Chez GOQOU, nous savons que la valeur d’un système documentaire réside souvent dans les spécificités métier intégrées : modèles de documents, règles de gestion, workflows internes…

C’est pourquoi nous ne vous proposons pas de tout refaire. Notre approche repose sur une migration intelligente, en reprenant l’existant et en l’adaptant aux standards techniques d’une plateforme SaaS.

Nous conservons les personnalisations utiles. Nous modernisons ou standardisons les plus complexes à bon escient, avec toujours deux objectifs : simplicité d’exploitation et rationalisation des coûts.

Vos spécificités ne sont pas un frein. GOQOU les reprend et les optimise pour un fonctionnement fluide en SaaS.

A retenir : 

• Vos personnalisations ne sont pas un frein
• Une migration intelligente les reprend et les adapte
• La standardisation se fait uniquement si elle apporte un bénéfice
• Vous gagnez en simplicité sans perdre votre ADN métier

 

2.3 “On va devoir tout changer, ça va perturber nos équipes.”

La peur du changement est légitime, surtout quand les utilisateurs ont pris l’habitude d’utiliser leurs outils actuels. C’est pour cela que nous privilégions une reprise de l’existant sans changement brutal.

Nous proposons des migrations progressives, par lot fonctionnel ou par population métier. Cela permet aux équipes de s’approprier les nouveaux outils à leur rythme.

Les interfaces que nous proposons restent proches de ce que vos utilisateurs connaissent, évitant ainsi les formations lourdes. Lorsque c’est nécessaire, un accompagnement ciblé est mis en place pour accélérer l’adoption.

GOQOU garantit une expérience sans rupture pour vos équipes, tout en modernisant votre backend technique.

A retenir : 

• L’interface est proche de l’existant, pour éviter les ruptures
• Les migrations peuvent être progressives
• La formation est ciblée, légère, et accompagnée
• Le ressenti utilisateur est au cœur de la démarche

 

2.4 “Tout le monde dit que migrer vers le cloud, c’est plug and play. Est-ce vraiment aussi simple ?”

Oui… si vous partez d’une solution 100 % standardisée. Mais la réalité des entreprises, c’est du métier, des règles spécifiques, des intégrations, des contraintes de sécurité ou de gouvernance.

Chez GOQOU, on ne vend pas une promesse vide. Notre approche méthodologique s’est affinée au cours des dix dernières années et a fait ses preuves. Nous prenons le temps de comprendre votre existant, d’en identifier les dépendances, et de planifier une migration structurée. GOQOU reprend et rationalise les personnalisations. Nous encadrons, testons et accompagnons le déploiement.  Le tout, avec des indicateurs de suivi partagés à chaque étape.

Avec GOQOU, la migration n’est pas magique, mais elle est pragmatique : contrôlée, sûre et transparente pour vos utilisateurs.

A retenir : 

• Une migration sérieuse prend en compte vos spécificités
• Les dépendances et l’existant doivent être analysés
• L’approche est structurée, testée et accompagnée
• Vous restez en maîtrise à chaque étape

 

2.5 “On a peur de perdre le contrôle sur nos documents et nos indicateurs si tout est dans le cloud.”

C’est un point clé. Beaucoup d’entreprises pensent qu’en passant en SaaS, elles perdent de la visibilité. C’est en réalité l’inverse : le cloud bien conçu permet un suivi fin et en temps réel de l’usage de votre plateforme documentaire.

Avec GOQOU, vous aurez à disposition des dashboards personnalisés qui vous donnent une vision claire sur vos indicateurs clés : nombre total de documents, volumes mensuels, utilisateurs actifs par service, taux d’usage des fonctionnalités. Ces informations sont essentielles pour piloter vos processus, anticiper vos besoins de capacité, et démontrer la performance de votre système documentaire.

Le cloud bien piloté offre plus de transparence et de visibilité que des serveurs locaux épars. 

A retenir : 

• Vous accédez à vos métriques en temps réel
• Les indicateurs sont personnalisés et actionnables
• Le SaaS améliore le pilotage documentaire, pas l’inverse

 

2.6 “Est-ce qu’on garde la maîtrise de nos accès utilisateurs dans le cloud ?”

Absolument. Le SaaS ne signifie pas perte de contrôle, bien au contraire. 

GOQOU permet une intégration native avec vos solutions d’identification existantes : Active Directory, SSO ou notre offre SaaS d’Identity Access Management. Vous pouvez piloter les accès et les droits directement depuis votre console d’administration, avec une granularité fine. Chaque utilisateur reçoit un rôle, un périmètre et un niveau d’autorisations, sans dépendre du support éditeur.

En SaaS, vous gardez le contrôle total sur les accès à vos documents et vos applications, en toute autonomie. 

A retenir : 

• Vous gardez la main sur tous les droits utilisateurs
• L’intégration avec vos systèmes d’identité est native (SSO, LDAP…)
• Vous pouvez administrer tout vous-même

 

2.7 “En cas de problème, comment est géré le support avec une solution SaaS ?”

L’un des grands avantages du modèle SaaS est justement la centralisation du support et la responsabilisation du fournisseur. Contrairement à une solution on-premise où les incidents peuvent être répartis entre plusieurs intervenants (hébergeur, DSI, éditeur, infogérant…), le SaaS simplifie la chaîne de responsabilité : un seul point de contact est responsable du bon fonctionnement global du service.

Avec GOQOU, vous bénéficiez d’un support réactif et structuré. Notre équipe certifiée et basée en France prend en charge vos demandes via un portail client dédié. Nous priorisons chaque ticket en fonction de son impact métier.

Nos engagements sont clairs : des SLA contractuels définissent les délais de prise en charge et de résolution. Vous avez de la visibilité, du suivi, et une communication transparente.

En parallèle, nous mettons en œuvre une supervision proactive des incidents afin d’intervenir avant que les problèmes ne vous impactent.

Avec GOQOU, vous bénéficiez d’un support réactif, qualifié, et aligné sur vos exigences métiers. Vous n’êtes jamais seuls face à un incident.

A retenir : 

• Le SaaS offre un interlocuteur unique (exploitation, support, résolution d’incidents)
• Support basé en France, structuré par niveaux de priorité
• Suivi via portail client, SLA contractualisés
• Supervision proactive et communication transparente

 

3. Pourquoi choisir l’équipe GOQOU pour accompagner votre migration SaaS documentaire ?

Chez GOQOU, nous avons une conviction : la réussite d’un projet SaaS ne dépend pas uniquement de la technologie, mais aussi de ceux qui la mettent en œuvre.

Historiquement, nous sommes une équipe spécialisée dans la gestion documentaire. Nous avons déployé des plateformes GED complexes bien avant que le SaaS ne devienne une tendance incontournable.

Nous n’avons pas découvert le SaaS avec la mode. En effet, nous l’avons anticipé pour l’appliquer avec exigence dans un domaine où l’information est critique. Nous avons vite compris toute sa puissance pour moderniser le cycle de vie du document : agilité, accessibilité, réduction des coûts, renforcement de la conformité… autant de leviers devenus essentiels pour nos clients.

Cette prise de conscience nous a poussés à nous former et à certifier notre expertise en architecture de solutions cloud et en exploitation sécurisée de plateformes documentaires.

Notre équipe réunit aujourd’hui, c’est :

• 10 ans d’expérience dans le déploiement et l’exploitation de GED en environnement SaaS sécurisé.
• Des compétences certifiées en architecture de solutions cloud et en opérations DevOps.
• Des spécialistes métier des outils de gestion documentaire.
• Une culture projet pragmatique, orientée résultats et proximité client.

Confier votre migration à GOQOU, c’est choisir une équipe solide, expérimentée et alignée avec les enjeux documentaires d’aujourd’hui.

GOQOU Move est l’offre d’accompagnement vers le SaaS de GOQOU. Certifié ISO 27001 et HDS, nous modernisons vos plateformes documentaires, en garantissant sécurité, conformité, et continuité d’expérience utilisateur.

Contactez-nous pour un audit flash gratuit pour évaluer l’intérêt réel d’un passage au SaaS dans votre contexte ou une démonstration personnalisée.

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