Cas d’usage

Mutualisation d’un socle GED en mode SaaS

Améliorer le traitement de ses documents avec une solution GED en Cloud.

Domaine

Gestion Electronique de Documents

Secteur

Industries et Services

Métier(s)

Back office et Gestion des courriers

Enjeux business

Cette organisation souhaitait mettre en place une solution de gestion électronique des documents transverse aux différentes agences du groupe. Ce projet visait à répondre aux problématiques des différentes agences, tout en rationalisant les solutions à l’échelle du groupe et en mutualisant le socle GED en mode SaaS.

Les objectifs de cette solution était :

  • D’optimiser les temps de recherche et de traitement des documents
  • D’assurer une gestion fine de la sécurité des documents
  • Gérer de gros volumes documentaires
  • Piloter les transferts entre les agences et préserver la bande passante réseau des agences
  • Avoir une solution évolutive permettant de répondre à d’autres besoins

Cette entreprise a donc fait appel à Arondor pour ses services managés dans le Cloud et son expertise en Cloud Ops.

Avant

La collaboration entre les agences était très faible. De plus, le manque de plateforme entrainait une mauvaise gestion documentaire ainsi qu’un manque de centralisation des documents entre les agences.

Après

Les solutions sont évolutives et novatrices, devançant les attentes du groupe.

La fiabilité des solutions, tant côté outils qu’accompagnement projet, pemet aux 600 utilisateurs actifs (200 contributeurs et 400 lecteurs) une gestion de plus de 5To de documents.

Enfin, la solution de gestion de contenu est complète et l’administration et le déploiement est plus facile pour les utilisateurs.

Moyens mis en oeuvre

Migration et transfert de la GED en Cloud, stockage et suivi des documents grâce à Fast 2.

Opération de contrôle de cohérence et de complétude.

Mise en place d’une interface web permettant le design, le test et le suivi des opérations de traitements.

Mise en place de FlowerDocs SaaS pour la gestion de contenu et l’interface utilisateur, et la visionneuse ARender SaaS pour la visualisation des documents.

Bénéfices

Délais de traitement des documents plus rapides grâce à des interfaces intuitives, simples et complètes.

Amélioration des échanges avec les utilisateurs externes grâce à l’échange de documents.

Meilleur processus métier grâce à une plateforme collaborative et à un échange d’informations plus simple.

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