Cas d’usage

Amélioration de la gestion des factures fournisseurs

Améliorer le traitement des factures et la qualité de la relation fournisseurs

Domaine

Business Process Management, Gestion Electronique de Documents

Secteur

Industries et Services

Métier(s)

Processus Comptabilité / Finance

Enjeux business

Dans un souci d’accroître sa productivité et d’améliorer la relation avec ses partenaires commerciaux, notre client, une entreprise œuvrant dans le secteur agro-alimentaire, a souhaité acquérir une solution de gestion des factures fournisseurs afin d’optimiser les délais de traitement, la validation des factures entrantes et limiter les risques de perte et d’erreur.

Avant

L’intégration manuelle des données financières et comptables éloignait les services de leur cœur de métier. 

Cela  entraînait des longueurs dans les délais de paiement ainsi que des risques sur la traçabilité comptable. 

Les factures étaient livrées manuellement à chaque service.

Chaque validation était effectuée manuellement. 

Des pertes de factures étaient également été constatées.

Après

Le gestionnaire peut rapprocher les factures avec les bons de commande et les bons de livraison. 

Il accède facilement aux documents et a une visibilité sur toutes les factures en cours par fournisseur, services, objet… etc.

Il peut valider correctement l’imputation des dépenses et les paiements. 

La gestion de la trésorerie est plus simple et plus efficace.

Moyens mis en oeuvre

  • Fonctionnalités de capture de données.
  • Mise en oeuvre d’une solution GED Alfresco.
  • Traitements automatisés et processus d’approbation et de validation de la conformité à la politique de dépenses via workflows FlowerDocs.
  • Gestion des factures avec suivi des délais de traitement.
  • Pré-comptabilisation des factures dans l’ERP
  • Consultation des échanges sur les factures jusqu’au paiement sans avoir à entrer dans l’ERP.

Bénéfices

Réduction sensible des délais de traitement et de paiement des factures fournisseurs.

Amélioration de la réactivité auprès de ses partenaires.

Gains de productivité de l’ensemble des services grâce à l’intégration à l’ERP.

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Dématérialisation
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Gestion Électronique de Documents
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Business Process Management
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Automatisation Intelligente
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Compliance
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