Cas d’usage

Centralisation des documents dans l’assurance grâce aux solutions GED

Moderniser sa plateforme d’acquisition de documents et gagner en efficacité opérationnelle.

Domaine

Automatisation Intelligente, Dématérialisation, Gestion Electronique de Documents

Secteur

Assurances et Mutuelles

Métier(s)

Expériences et Parcours Clients

Enjeux business

Une grande compagnie d’assurance, dans le cadre de son projet de modernisation de sa plateforme d’acquisition documentaire, a souhaité faire appel à Arondor pour :

  • Généraliser les services en ligne en facilitant le parcours client
  • Capter, traiter et valider en temps réel les documents et pièces justificatives attendus
  • Automatiser le traitement des factures et la comptabilité fournisseurs
  • Mettre en place une offre d’acquisition multicanal, traitement de masse asynchrone et injection en GED et dans les SI

Ce projet s’est inscrit dans une démarche de centralisation de l’information transverse au groupe :

  • Orchestration et suivi des processus métier,
  • Visibilité du suivi pour l’ensemble des agents quelles que soient les différentes entités.

Contexte secteur : GED & Assurances

En matière de GED, les assurances font face à de multiples défis :

  • La gestion d’une grande diversité dans les modes d’acquisition documentaire : accueil physique des assurés, appels téléphoniques, mails, formulaires de contact, courriers physiques ;
  • La multiplication des services en ligne aux assurés, avec tous les enjeux liés au respect des délais de traitement des données et l’acheminement des pièces vers les services compétents ;
  • La mise en conformité avec le RGPD tout en évitant la mise en place de règles d’accès contraignantes à la fois pour les opérateurs et les administrateurs réseau.

Avant

Utilisation de 4 plateformes GED pour les assurances, nécessitant des migrations.

Besoin d’accompagnement dans la mise à jour des plateformes applicatives.

Fortes exigences de sécurité des documents et d’approbation.

Après

Une gestion électronique des documents intégrée

Plus de 20 millions de pages traitées par an en RAD/LAD (email, scans, …) et injectées dans des workflows de traitement sécurisés et interfacés aux applicatifs métier.

Classification sur une base de 500 types de documents.

Environ 6.500 utilisateurs / 150 millions de documents / 3,6 millions de plis reçus par an.
Injection massive de documents : jusqu’à 440.000 par jour.

Moyens mis en oeuvre

  • Assurer des prestations d’intégration, d’expertise et d’audit sur les modules de la gamme Kofax (installation de la solution Kofax TotalAgility en Cloud privé).
  • Accompagnement dans la stratégie de migration et montée en version des différentes plateformes GED IBM FileNet.
  • Mise en place de la solution ARender pour les différents services du groupe.

Bénéfices

Meilleure satisfaction client grâce à des délais de traitement plus rapide et à l’automatisation des tâches. 

Accélération des processus de vérification des factures, de codage et de validation.

Augmentation de la vitesse de traitement, la lecture des documents et réduction des coûts de saisie des données.

Grâce au déploiement de la solution GED, assurance d’un traitement à la fois agile et sécurisé de l’ensemble des documents injectés dans les workflows.

Sujets connexes

 

La GED des assurances est un véritable défi qui doit également être appréhendé comme une opportunité de développer des outils innovants. C’est ainsi qu’une compagnie d’assurance a fait appel aux services d’Arondor dans le cadre de la mise en place d’un nouveau parcours de souscription en ligne pour développer de nouvelles fonctionnalités à l’attention de leurs usagers et complètement transformer l’expérience clients.

La question des données personnelles et de la conformité au RGPD est un point sensible dans de nombreuses entreprises, et dans les compagnies d’assurance particulièrement, en raison de la sensibilité des données en matière de RH notamment. Dans ce cas d’usage, Arondor a accompagné une compagnie d’assurance dans la mise en place d’un nouveau système de gestion des données internes sensibles, avec pour résultat :

  • Une sécurisation de ces données en conformité avec le RGPD ;
  • Une gestion uniformisée de l’ensemble de la documentation interne.

Enfin, le déploiement de solutions GED en mode SaaS peut faciliter le rapprochement entre plusieurs systèmes de GED, dans le cadre d’une fusion, d’un rachat ou d’un rapprochement d’entreprises.

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