Cas d’usage

Une contrathèque afin de gérer les contrats et leur cycle de vie

Gérer tous les aspects du cycle de vie de votre référentiel contractuel en passant par la gestion des tiers.

Domaine

Business Process Management, Dématérialisation, Gestion Electronique de Documents

Secteur

Assurances et Mutuelles

Métier(s)

Back office et Gestion des courriers, Expériences et Parcours Clients

Enjeux business

Face à l’accroissement du nombre de fournisseurs, clients et partenaires, cette société spécialisée dans l’assurance et la prévoyance a décidé d’acquérir une solution de contrathèque afin de gérer les référentiels documentaires tiers et leurs contrats au travers de toutes les étapes du cycle de vie des contrats : gestion des tiers, instruction, négociation, exécution et terminaison.

En liaison avec le référentiel des tiers (fournisseurs, clients, partenaires), la solution permet une gestion des contrats de son instruction, de sa négociation jusqu’à sa terminaison en garantissant la traçabilité, l’intégrité et la valeur probatoire grâce à la signature électronique. La solution permet à tout moment d’avoir une vue sur les contrats en cours, leurs versions antérieures, intermédiaires ou à venir et ce, pour chaque pièce du contrat.

Avant

Le traitement des conventions, contrats de distribution et contrats fournisseurs, était manuel. L’impact sur la productivité des équipes métiers était très lourd.

Les délais de traitement étaient trop élevés et la qualité du service était irrégulière.

Il y avait peu de visibilité sur l’ensemble des processus, des pertes de temps et de données, des recherches d’informations fastidieuses.

Des relances clients pour obtenir des informations étaient faites alors que ces informations avaient déjà été transmises, ce qui pesait lourdement sur l’image de marque.

Après

Les collaborateurs peuvent désormais visualiser un contrat par type, client, secteur et suivre en temps réel leur traitement et l’état d’avancement. 

La gestion de la conformité est propre avec des alertes sur les contrats et leurs pièces constitutives.

Une banque de modèles de contrats a été constituée. Celle-ci est évolutive.

L’organisation du travail et les systèmes d’alertes permettent d’anticiper les étapes clés et les dates d’échéance des contrats (paiement, renouvellement,… etc).

La visibilité et la traçabilité sont totales sur les versions des contrats et leurs pièces constitutives.

Le système d’archivage des contrats à valeur probante préserve l’intégrité des documents et la sécurité du fond documentaire.

L’accès et le traitement des documents sont proposés en mode sédentaire ou nomade, compatible avec les tablettes et smartphones.

Moyens mis en oeuvre

  • Mise en oeuvre de la solution Flowerdocs couplée à la GED IBM FileNet
  • Accompagnement d’Arondor pour effectuer une réorganisation au niveau interne dans la gestion et l’optimisation des contrats
  • Reprise du stock papier au travers de la numérisation de l’ensemble des contrats et documents associés
  • Interactions avec les référentiels métiers grâce au recentrage de l’ensemble des informations d’un contrat
  • Gestion des tiers et de leur conformité pour alerter des obsolescences de certaines pièces
  • Création d’une banque de modèle de contrats
  • Gestion des révisions, validations, signatures et publications simplifiée autour de processus documentaires
  • Visibilité claire sur les contrats en cours et à renouveler.

Bénéfices

Près de 10 000 contrats sont traités annuellement.

Amélioration de la relation partenaires, fournisseurs et clients avec un traitement plus rapide et fluide de leur cas.

Amélioration du développement commercial grâce au temps gagné sur la gestion des contrats.

Souplesse de travail pour les collaborateurs en mode présentiel ou en télétravail.

Sécurisation de 100% du fond documentaire.

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