Cas d’usage

GED et processus RH pour mettre le capital humain au cœur de l’entreprise

Dématérialiser les processus RH et les flux documentaires pour mieux capitaliser sur l’humain.

Domaine

Business Process Management, Dématérialisation, Gestion Electronique de Documents

Secteur

Assurances et Mutuelles, Banques et Services Financiers, Industries et Services, Services publics et OPCO

Métier(s)

Processus RH

Enjeux business

Dans un contexte «tout numérique», la dématérialisation des processus RH est une priorité.

Les enjeux s’articulent autour des principes clés : rapidité, réduction des coûts, sécurité et conformité.

De nombreux documents de la vie du salarié doivent être garantis de façon dématérialisée ; la gestion des documents RH est 100% électronique : formulaires d’entretien, contrats de travail, bulletins de paie… etc. 

Avant

Le parcours du salarié n’était pas centralisé et il était difficile de le tracer. 

Les données n’étaient pas harmonisées avec peu de partage d’informations et un prix de décision difficile. 

La protection des données du salarié n’était pas garantie et dispatchée : SI, Drive, dossiers, boîte mail… etc.

Après

L’ensemble des documents RH sont enregistrés dans une armoire numérique centralisée et consultable : échanges d’e-mails, candidatures, CV, diplômes, notes de frais, arrêts maladie… etc.

Les données des candidats sont transmissibles facilement.

Les processus de validation sont automatisés via des workflows.

 

Moyens mis en oeuvre

  • Documents centralisés sur une plateforme GED.
  • CVthèque numérique.
  • Portail de formulaires accessibles aux collaborateurs : demande de congés, fiche plannings, attestations, notes de frais… etc.
  • Rappels à échéance et notifications automatisées.
  • Création de modèles automatiquement remplis avec les informations d’un collaborateur : badge, contrat, courriers, documents officiels… etc.

Bénéfices

Meilleure qualité des conditions de travail.

Meilleure productivité du service des ressources humaines.

Sécurisation des données des candidats pour garantir leur confidentialité et prise en compte du RGPD.

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