Cas d’usage

GED transverse

Optimiser sa plateforme documentaire grâce à la mise en place d’un système ECM.

Domaine

Gestion Electronique de Documents

Secteur

Industries et Services

Métier(s)

Back office et Gestion des courriers

Enjeux business

Devant l’explosion de sa volumétrie et de ses usages, ce grand groupe spécialisé dans la gestion immobilière et notamment dans le domaine de l’administration de biens a souhaité optimiser sa plateforme documentaire grâce à la mise en place d’un système ECM transverse.

L’enjeu est de gérer de gros volumes documentaires avec un faible réseau en Agences : 4 400 copropriétés gérées et 130 000 copropriétaires.

 

Avant

La gestion d’une réclamation, le traitement d’un dossier ou l’envoi de recommandés électroniques étaient au format papier.

Les traitements des dossiers étaient longs et fastidieux.

Il y avait de nombreuses problématiques sur la gestion des dossiers en particulier sur les temps de recherche et de traitement des documents.

Il n’y avait pas de gestion fine de la sécurité sur les documents et leur circulation.

 

Après

Près de 600 utilisateurs et 5 To de documents sont stockés.

La traçabilité est renforcée réduisant les risques de fraude et fournissant une preuve de lecture.

L’ergonomie de l’outil est très orientée usage utilisateur.

Les traitements des flux documentaires sont automatisés.

 

Moyens mis en oeuvre

  • Mise en place de la solution GED FlowerDocs en SaaS chez AWS.
  • Injecteur Fast2 : extraction de données à partir de nombreux référentiels cibles, conversion du contenu dans un format différent de son original, trans-codification des métadonnées pour les préparer à l’injection dans le système cible, injection vers de nombreuses sources, suivi des opérations en temps réel et reprise des erreurs, logs, cartographie et contrôle métier.
  • IHM Graphique de suivi de traitements.
  • Viewer HTML ARender : visualisation, recherche, comparaison, annotation, masquage,… etc.

Bénéfices

Réduction de 40% sur le traitement des réclamations et créations de nouveaux dossiers.

Rationalisations maîtrise des coûts (Licence, Infrastructure,… etc.).

Développement de la partie commerciale grâce à une meilleure connaissance de la base client et mise en place d’offres adaptées.

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Dématérialisation
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Gestion Électronique de Documents
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Business Process Management
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Automatisation Intelligente
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Compliance
Cas d’usage
Par Métier
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Cas d’usage
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