Cas d’usage
Relation usagers et GED transverse
Améliorer la gestion des dossiers des usagers
Domaine
Secteur
Métier(s)
Enjeux business
Face à la croissance de ses activités, une collectivité territoriale a souhaité faciliter les échanges d’informations entre ses collaborateurs afin d’améliorer la gestion des dossiers des usagers.
Dans l’optique de l’amélioration continue des traitements de ses activités qui concernent plusieurs services métiers, elle a estimé que mieux gérer la collaboration transverse était un enjeu majeur.
Avant
Cette collectivité étant composée de nombreux services (RH, Comptabilité, Aide aux usagers en difficulté…), elle possédait une Gestion Documentaire Electronique (GED) divisée par métier (service). Cette multiplicité de GED affectait la productivité des services et entraînait des risques de perte et d’erreur ainsi que des problèmes de traçabilité dans l’échange des documents concernant les usagers.
Après
Les échanges de documents entre services sont fluides, notamment grâce au partage de documents communs concernant les usagers
Une dynamique collaborative entre les services est mise en place
Les documents sont tracés
Les utilisateurs ont une visibilité totale de l’état d’avancement des dossiers
L’intégrité des documents est préservée ainsi que la confidentialité des données usagers
Moyens mis en oeuvre
- Mise en place d’une solution FlowerDocs basée sur la GED Alfresco.
- Centralisation des documents autour des usagers
- Simplification des procédures pour les usagers qui n’ont pas à refournir les mêmes pièces à différents services.
Bénéfices
Délai moyen de traitement des dossiers réduit de 60 jours à 20 jours par collaborateur.
Mise en place d’une dynamique collaborative entre les services permettant à ses collaborateurs d’améliorer la qualité dans le traitement des dossiers.
Accès rapide à l’information recherchée.
Diminution des coûts de maintenance informatique.
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