Cas d’usage

Relation usagers et GED transverse

Améliorer la gestion des dossiers des usagers

Domaine

Gestion Electronique de Documents

Secteur

Services publics et OPCO

Métier(s)

Back office et Gestion des courriers, Expériences et Parcours Clients

Enjeux business

Face à la croissance de ses activités, une collectivité territoriale a souhaité faciliter les échanges d’informations entre ses collaborateurs afin d’améliorer la gestion des dossiers des usagers.

Dans l’optique de l’amélioration continue des traitements de ses activités qui concernent plusieurs services métiers, elle a estimé que mieux gérer la collaboration transverse était un enjeu majeur.

Avant

Cette collectivité étant composée de nombreux services (RH, Comptabilité, Aide aux usagers en difficulté…), elle possédait une Gestion Documentaire Electronique (GED) divisée par métier (service). Cette multiplicité de GED affectait la productivité des services et entraînait des risques de perte et d’erreur ainsi que des problèmes de traçabilité dans l’échange des documents concernant les usagers.

Après

Les échanges de documents entre services sont fluides, notamment grâce au partage de documents communs concernant les usagers
Une dynamique collaborative entre les services est mise en place
Les documents sont tracés
Les utilisateurs ont une visibilité totale de l’état d’avancement des dossiers
L’intégrité des documents est préservée ainsi que la confidentialité des données usagers

Moyens mis en oeuvre

  • Mise en place d’une solution FlowerDocs basée sur la GED Alfresco.
  • Centralisation des documents autour des usagers
  • Simplification des procédures pour les usagers qui n’ont pas à refournir les mêmes pièces à différents services.

Bénéfices

Délai moyen de traitement des dossiers réduit de 60 jours à 20 jours par collaborateur.

Mise en place d’une dynamique collaborative entre les services permettant à ses collaborateurs d’améliorer la qualité dans le traitement des dossiers.

Accès rapide à l’information recherchée.

Diminution des coûts de maintenance informatique.

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Dématérialisation
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Gestion Électronique de Documents
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Business Process Management
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Automatisation Intelligente
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Compliance
Cas d’usage
Par Métier
Expérience et Parcours clients
Processus Comptabilité / Finances
Processus RH
Processus Juridiques
Gestion des courriers et Back Office
DSI & ITSM
Cas d’usage
Par Secteur
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Services
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Conseil & Innovation
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Création de solutions
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Intégration agile
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