Cas d’usage

KYC et réglementation RGPD

Proposer un parcours souscription totalement digitalisé dans le total respect de la réglementation sur la protection des données personnelles.

Domaine

Business Process Management, Compliance, Dématérialisation

Secteur

Assurances et Mutuelles, Banques et Services Financiers

Métier(s)

Back office et Gestion des courriers, Expériences et Parcours Clients

Enjeux business

Les établissements du secteur bancaire, les compagnies et les courtiers en assurance, les institutions de prévoyance, les mutuelles et unions d’assurances, de réassurance et de capitalisation ont une obligation légale de vigilance en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme et doivent collecter un certain nombre de documents listés dans l’article L561-2 du Code monétaire et financier.

Les risques liés à une non-conformité sont :

  • Risques de condamnation et de fortes amendes
  • Risques de dégradation de l’image ayant des répercussions graves sur la réputation des groupes bancaires.

Avant

Les parcours de souscription avaient déjà été revus pour prendre en compte ces problématiques. Néanmoins les collaborateurs soumis à cette obligation légale devaient souvent vérifier manuellement la complétude des dossiers ainsi que la conformité des documents au sein des dossiers. 

Il fallait saisir les informations des clients. Ces tâches longues et fastidieuses mobilisaient les équipes qui auraient été mieux employées à traiter les demandes des clients.

Par ailleurs, cela obligeait les clients à envoyer des documents après souscription. Cette étape avait tendance à casser le lien commercial et donc la relation.

Après

Les clients peuvent télécharger leurs documents. Ils peuvent prendre en photo leurs documents, la photo est retravaillée pour être conforme aux standards. 

Que ce soit via le téléchargement ou la prise de photo en temps réel,  la plateforme extrait directement les métadonnées des clients.

Des relances peuvent être effectuées automatiquement.
Des contrôles sont effectués sur les données telles que la cohérence des données entre le nom/prénom de la pièce d’identité et la piste MRZ, des contrôles à des bases externes… etc.

Des workflows de traitement sont associés au parcours de souscription pour des contrôles de fraudes éventuels, l’établissement d’un contrat provisoire… etc.

Moyens mis en oeuvre

Mise en oeuvre d’une solution complète de KYC (Know Your Customer) FlowerDocs e-Enveloppe.

  • Une plateforme de digitalisation des documents accessibles directement :
    • Aux clients finaux,
    • Aux conseillers et télé-conseillers,
    • Aux contrôles fraudes
  • Echanges de documents :
    • Possibilité de prendre une photo depuis un smartphone en temps réel
    • Téléchargement depuis le poste de travail
    • Scan des documents
  • Circulation de l’information :
    • Création de workflows sans ligne de code
    • Extraction des métadonnées
    • Règles de gestion métier (piste MRZ… etc)
    • Validation/Contrôles fraudes

Bénéfices

Taux de transformation de plus de 80% des dossiers.

Près de 2h de temps de travail par collaborateur en moins par dossier.

Baisse des amendes de plus de 60%.

Vision 360° des dossiers client.

 

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