Cas d’usage

Solution KYC et réglementation RGPD

Proposer un parcours souscription totalement digitalisé dans le total respect de la réglementation RGPD.

Domaine

Business Process Management, Compliance, Dématérialisation

Secteur

Assurances et Mutuelles, Banques et Services Financiers

Métier(s)

Back office et Gestion des courriers, Expériences et Parcours Clients

Enjeux business

Les établissements du secteur bancaire, les compagnies et les courtiers en assurance, les institutions de prévoyance, les mutuelles et unions d’assurances, de réassurance et de capitalisation ont une obligation légale de vigilance en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme et doivent collecter un certain nombre de documents listés dans l’article L561-2 du Code monétaire et financier.

À ces obligations de collecte d’informations s’ajoute depuis 2016 l’obligation de conformité à la réglementation RGPD sur le traitement et la protection des données. Le législateur impose ainsi aux entreprises de mettre en place toutes les mesures nécessaires pour la protection de la sécurité et de la confidentialité des données, à la fois sur le plan matériel et au niveau des process. 

Les risques liés à une non-conformité sont : 

  • La condamnation à de fortes amendes (jusqu’à 4% du chiffre d’affaire mondial) ;
  • Une dégradation de l’image et de la réputation de l’établissement, avec un risque de perte considérable de chiffre d’affaires.

Avant

Les parcours de souscription avaient déjà été revus pour prendre en compte ces problématiques de réglementation RGPD et du Code monétaire et financier. Néanmoins les collaborateurs soumis à ces obligations légales devaient souvent vérifier manuellement la complétude des dossiers ainsi que la conformité des documents au sein des dossiers. 

Il fallait saisir les informations des clients. Ces tâches longues et fastidieuses mobilisaient les équipes qui auraient été mieux employées à traiter les demandes des clients.

Par ailleurs, cela obligeait les clients à envoyer des documents après souscription. Cette étape avait tendance à casser le lien commercial et donc la relation.

Après

Les clients peuvent télécharger leurs documents. Ils peuvent prendre en photo leurs documents, la photo est retravaillée pour être conforme aux standards. 

Que ce soit via le téléchargement ou la prise de photo en temps réel, la plateforme extrait directement les métadonnées des clients, dans le respect de la réglementation RGPD.

Des relances peuvent être effectuées automatiquement.

Des contrôles sont effectués sur les données telles que la cohérence des données entre le nom/prénom de la pièce d’identité et la piste MRZ, des contrôles à des bases externes, etc.

Des workflows de traitement sont associés au parcours de souscription pour des contrôles de fraudes éventuels, l’établissement d’un contrat provisoire, etc.

Moyens mis en oeuvre

Mise en œuvre d’une solution de KYC (Know Your Customer) complète : FlowerDocs e-Enveloppe.

  • Une plateforme de digitalisation des documents accessibles directement :
    • Aux clients finaux,
    • Aux conseillers et téléconseillers,
    • Aux contrôles fraudes
  • Echanges de documents :
    • Possibilité de prendre une photo depuis un smartphone en temps réel
    • Téléchargement depuis le poste de travail
    • Scan des documents
  • Circulation de l’information :
    • Création de workflows sans ligne de code
    • Extraction des métadonnées
    • Règles de gestion métier (piste MRZ… etc)
    • Validation/Contrôles fraudes (réglementation RGPD + Code monétaire et financier)

Découvrez l’ensemble des services Arondor pour la transformation digitale des entreprises, et leurs domaines d’application.

Bénéfices

Taux de transformation de plus de 80% des dossiers.

Près de 2h de temps de travail par collaborateur en moins par dossier.

Baisse des amendes de plus de 60%.

Vision 360° des dossiers clients grâce à la nouvelle plateforme KYC.

Les enjeux liés à la digitalisation des documents administratifs

Qu’elle soit couplée ou non avec le déploiement d’une plateforme KYC, la mise en œuvre de process de digitalisation de documents représente un enjeu majeur pour la plupart des entreprises : gain de productivité, amélioration de la qualité et de la fiabilité du traitement, mais également possibilité d’associer des outils de traitement automatisés pour extraire et exploiter de nouveaux jeux de données. De nombreuses technologies qui peuvent être déployées par Arondor en mode SaaS ou On-Premise, selon les besoins et priorités des entreprises.

Les possibilités ouvertes par la digitalisation de documents administratifs ne s’arrêtent pas à la création de bases de données exploitables selon des index nouvellement créés. Grâce au déploiement d’outils d’automatisation intelligente par exemple, il devient également possible d’extraire de nouvelles données et métadonnées, pour réaliser de nouveaux gains de productivité, mais aussi pour créer un avantage concurrentiel sur des entreprises et institutions du même secteur.

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