Cas d’usage

Optimisation des temps d’ouverture des documents et des dossiers clients

Réduire le temps passé à ouvrir et traiter les documents volumineux

Domaine

Dématérialisation, Gestion Electronique de Documents

Secteur

Assurances et Mutuelles

Métier(s)

Back office et Gestion des courriers, Expériences et Parcours Clients

Enjeux business

Devant la croissance de ses activités, cette assurance a souhaité optimiser le traitement de ses flux métiers. 

Le délai moyen de traitement d’un dossier dépassait alors plusieurs jours. Pour arriver à réduire ces temps de traitement, un des enjeux était de réduire le temps passé à ouvrir et traiter les documents volumineux.

Avant

Au sein d’environnements multi-sites et avec un parc informatique hétérogène, les utilisateurs – gestionnaires et agents –  ne pouvaient pas ouvrir les documents trop volumineux ou alors cela prenait entre 5 et 10 secondes.

Les possibilités de manipulation et de collaboration étaient réduites, engendrant des pertes de temps et d’efficacité.

Plusieurs outils étaient utilisés et non adaptés entraînant des problématiques de bande passante, de sécurité, de traçabilité et de mise à jour nombreuses.

Après

6 000 personnes au siège social et près de 14 000 agents répartis sur 4 000 agences en France ouvrent et traitent environ 1,2 M de documents par mois.

Chaque gestionnaire en Agence est passé de 4 à 8 dossiers ouverts et traités par heure.

L’ouverture des dossiers est instantanée quelle que soit leur taille !

La collaboration et le traitement de l’ensemble des flux métiers sont facilités grâce aux fonctionnalités complémentaires de manipulation de documents (annotation, rendition, anonymisation, comparaison… etc).

L’amélioration du confort et de la réactivité des flux documentaires.

Moyens mis en oeuvre

  • Installation du Viewer HTML5 ARender pour 20 000 personnes
  • Fonctions : annotation, rendition, anonymisation, comparaison… etc.

Bénéfices

Un gain de productivité estimé à 4 secondes par ouverture de document.

Gain estimé : 10 millions d’euros par an.

Amélioration de l’expérience client grâce au partage et au délai de réponse réduit.

Collaboration accrues entre les différentes personnes d’un même service.

Meilleur développement commercial grâce au temps gagné sur l’ouverture et le traitement des dossiers.

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