Cas d’usage

Processus de certification de données financières

Créer, réviser, certifier et publier des déclarations officielles via de nombreuses parties internes et externes.

Domaine

Business Process Management, Dématérialisation

Secteur

Banques et Services Financiers

Métier(s)

Processus Comptabilité / Finance

Enjeux business

Cet établissement financier a souhaité travailler sur des documents de grande envergure, les décomposer en sous-documents ou sections qui sont gérés, acheminés, examinés par diverses parties pour être ensuite publiés, une fois approuvés, comme un seul référentiel ou bilan. 

L’accès à l’information de manière contrôlée et sécurisée étant un pré-requis critique et observé par tous les services impliqués.

Avant

Il était trop difficile de déterminer ce dont chaque personne avait besoin pour réaliser le processus de certification.

La même feuille de calcul était donc envoyée à tous les validateurs en même temps, leur laissant le soin de filtrer les informations nécessaires.

Cette même feuille de calcul était envoyée aux partenaires juridiques, responsables de la révision de toutes les sections de l’examen jusqu’à l’approbation finale.

 

Après

Les documents sont toujours précis et conformes à la réglementation en vigueur.

Les membres distants de l’équipe, les clients externes et les employés internes peuvent collaborer sur plusieurs types de fichiers en plus de préserver les versions non modifiées des documents originaux.

La publication en ligne se fait automatiquement après avoir correctement été validée par le processus.

 

Moyens mis en oeuvre

  • Offrir aux administrateurs la capacité de configurer des autorisations avec une granularité au niveau du document, de l’utilisateur ou du système. 
  • Permettre aux utilisateurs finaux une révision collaborative des documents essentiels après avoir créé, modifié et géré le contenu partagé.

Bénéfices

Le processus de certification est fait au fil de l’eau et en temps réel.

Le processus complexe de certification annuelle a pu être supprimé.

L’efficacité des services internes et des parties prenantes externes dans le processus d’approbation a été améliorée de 30%.

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