Cas d’usage

Gestion des documents RH internes et sensibles

Respecter la RGPD pour les données des collaborateurs

Domaine

Business Process Management, Compliance

Secteur

Assurances et Mutuelles, Banques et Services Financiers, Industries et Services, Services publics et OPCO

Métier(s)

Processus RH

Enjeux business

Cette organisation traite pour son bon fonctionnement un nombre conséquent et en croissance de documents concernant des données des collaborateurs. Ces traitements sont effectués principalement par mails et par courriers internes.

Certains documents traitent des données dites sensibles. Il est donc important de les gérer via un dispositif sécurisé et conforme au RGPD.

En effet, les organisations doivent être capables de les mettre à disposition de la personne concernée et/ou de les supprimer sur demande si la durée d’utilisation administrative de ces documents est échue.

Avant

Lors de la mise en conformité RGPD, les services ont effectué une cartographie de tous leurs traitements et de tous leurs échanges de documents. Les documents internes échangés par mails tels que les arrêts maladie, justificatifs de mariage, de naissance comportent des données dites sensibles telles que le n° de Sécurité Sociale, des motifs de maladie chronique, des informations sur les descendants… etc.

Lorsque le collaborateur quittait le service, la gestion de ce type de données par mail était compliquée à gérer car il fallait à terme supprimer toutes ces données du système.

De la même façon, pour des raisons de suivi des dossiers, cette gestion par mail était fastidieuse et peu efficace car les mails étaient de plus en plus nombreux et il était très difficile d’assurer le suivi d’une demande.

Après

Tous les traitement sont gérés au sein de bannettes collectives avant assignation à un collaborateur du service ou assignation individuelle si le traitement a été attribué nommément.

La solution gère tous les documents d’un collaborateur au sein d’un dossier ce qui permet d’avoir une vision à 360° du dossier du collaborateur.

Au départ du collaborateur et après la durée de rétention administrative des documents, il est donc aisé de supprimer le dossier.

Il est également possible de gérer via e-Enveloppe la documentation des projets informatiques internes telle que les notes de cadrage, études de besoins, spécifications fonctionnelles, spécifications techniques, cahier de recette, mise en production.

 

Moyens mis en oeuvre

  • Mise en place de la solution FlowerDocs e-Enveloppe proposant à tous les collaborateurs une interface unique de gestion des flux circulants internes
  • Accès à e-Enveloppe pour les communications administratives (notes de frais, absence, fiches de paye, justificatif de titre de transport… etc)
  • Accès à e-Enveloppe pour les transmissions des documents avec fonctionnalités intégrées de téléchargement, de prise de photo ou de pilotage du scanner 
  • Capacité de suivi de la gestion de ces documents.

Bénéfices

Sécurisation des données RH pour garantir leur confidentialité et prise en compte du RGPD.

Plus de perte de données internes.

Gestion centralisée et uniformisée de toute la documentation interne.

Les collaborateurs sont plus efficaces et réalisent plus rapidement les processus métiers.

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Business Process Management
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