Cas d’usage

RPA pour les processus d’onboarding

Arondor a été sollicité et choisi pour sa maîtrise des processus GED, Capture et RPA.

Domaine

Automatisation Intelligente, Compliance, Dématérialisation, Gestion Electronique de Documents

Secteur

Industries et Services

Métier(s)

Processus RH

Enjeux business

Cette grande organisation a plusieurs centaines de nouveaux collaborateurs à intégrer tous les ans. Les processus sont très lourds, répétitifs, longs et fastidieux et sources d’erreurs.

L’enjeu est d’automatiser les processus d’onboarding et de fluidifier l’intégration des nouveaux collaborateurs en éliminant le travail routinier sans valeur ajoutée, et ainsi valoriser le travail des salariés.

 

Avant

Les traitements pour enregistrer les nouveaux collaborateurs dans tous les systèmes de l’entreprise (CRM, ERP, Serveur de messagerie, Active Directory…) étaient manuels.

Le processus d’onboarding des nouveaux entrants était extrêmement consommateur en temps.

Il y avait de nombreuses sources d’erreurs et de forts risques de désynchronisation entre les différentes applications de l’entreprise. 

Il n’y avait pas de gestion de la problématique RGDP.

Après

La chaine de création des nouveaux collaborateurs est désormais complètement automatisée. 

Les tâches de saisie et re-saisie sont éliminées tout au long du cycle de vie du dossier du nouveau salarié.

Les informations sont transmises d’un système à un autre de l’embauche jusqu’à la fin de l’onboarding.

Les contraintes RGDP sont prises en compte.

Moyens mis en oeuvre

  • Utilisation d’un formulaire unique pour la création des nouveaux collaborateurs 
  • Mise à jour de tous les systèmes internes du SI client par le robot logiciel (RPA) 
  • Gestion des données personnelles – RGPD – avec qualification des données et gestion des droits d’accès aux données personnelles (et à leur restitution et destruction)

Bénéfices

Augmentation de la productivité du service RH.

Réduction des coûts d’onboarding.

Amélioration de l’accueil des candidats et de la qualité de l’onboarding.

Elimination du travail répétitif.

Scalabilité et flexibilité du processus en fonction du nombre de candidats.

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